Cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử

13/04/2020 Đăng bởi: Chữ Ký Số

Khi kê khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số mới được coi là hợp lệ. Vậy, cách sử dụng chữ ký số trong trường hợp này được thực hiện như thế nào để đảm bảo nhanh chóng, chính xác? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết.

Hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử

Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, được thể hiện ở dạng văn bản, hình ảnh hay video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Khi kê khai góa đơn điện tử, chữ ký số là một phần không thể tách rời, giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là do đơn vị nào phát hành.

Cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử tiến hành theo 3 bước

Thông thường, cách sử dụng chữ ký số để kê khai hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự như khi kê khai hải quan hoặc thuế điện tử. Tức là, trước khi kê khai doanh nghiệp phải đảm bảo đã sở hữu chữ ký số trong thời gian có hiệu lực. Bên cạnh đó cần có máy tính sử dụng để lập phát hành hóa đơn điện tử có cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng. Ngoài ra, một điều không thể thiếu đó là doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử.

Khi đã đảm bảo đủ 3 yếu tố trên, doanh nghiệp hãy tiến hành cách sử dụng chữ ký số để kê khai hóa đơn điện tử theo 3 bước sau:

+ Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện các bước kê khai thông tin hóa đơn theo quy định bao gồm: mã số thuế, địa chỉ người mua/người bán, mã hàng, số lượng, mức áp dụng thuế…

+ Bước 2: Kiểm tra và chắc chắn những thông tin vừa kê khai là chính xác. Sau đó nhấp vào ô “Xuất hóa đơn” để tiến hành ký số.

+ Bước 3: Trên phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng USB Token vào máy tính. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện đăng nhập tên, mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản.

Sau khi doanh nghiệp hoàn tất quá trình điền thông tin tài khoản của mình thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ gán chữ ký số trên token lên văn bản và cung cấp bản thể hiện thông tin của hóa đơn. Như vậy, doanh nghiệp đã hoàn tất cách sử dụng chữ ký số để xuất hóa đơn hợp lệ theo đúng quy định.

chukyso.com.vn là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín

Lưu ý khi sử dụng chữ ký số để kê khai hóa đơn điện tử

Trong quá trình áp dụng cách sử dụng chữ ký số để kê khai hóa đơn điện tử, có thể doanh nghiệp sẽ gặp phải 1 số rủi ro như:

+ Token chứa chữ ký số đã hết thời gian có hiệu lực. Lúc này doanh nghiệp cần liên hệ ngay bên cung cấp chữ ký số để gia hạn kịp thời.

+ Token bị hỏng, kém chất lượng, không hoạt động do dịch vụ chữ ký số kém uy tín. Để khắc phục hãy liên hệ ngay đơn vị cung cấp nhé.

+ Token không kết nối được với phần mềm hóa đơn điện tử. Rủi ro này có thể đến từ lỗi hệ thống máy tính.

Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín

Cách tốt nhất để hạn chế những rủi ro trong quá trình áp dụng cách sử dụng chữ ký số để kê khai hóa đơn điện tử, đó là doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín.

Hiện nay, chukyso.com.vn được hàng nghìn khách hàng đánh giá là đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín, chất lượng từ các nhà mạng lớn tại Việt Nam. Tại đây, khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ chữ ký số của nhà mạng như  Chữ ký số ViettelChữ Ký Số VinaChữ Ký Số VNPTChữ Ký Số FPTChữ Ký Số NEWCA với mức giá phải chăng cùng chế độ chăm sóc khách hàng tận tâm.

Để tìm hiểu chi tiết về các gói dịch vụ chữ ký số, hãy liên hệ ngay hotline 0915146622 hoặc các đại lý của chukyso.com.vn trên toàn quốc.

Viết bình luận của bạn: